Comparación entre Circular, Memorando, Oficio, Instancia y Acta.
| Circular | Memorando | Oficio | Instancia | Acta | |
|---|---|---|---|---|---|
| Definición | Documento emitido por una entidad para hacer llegar información relevante de carácter general a sus destinatarios. | Documento interno que se utiliza para comunicar información específica entre distintas dependencias de una misma entidad. | Documento oficial que se utiliza para comunicar información de carácter institucional a personas o entidades externas. | Documento oficial que se utiliza para solicitar informes o documentos a otras entidades o personas. | Documento oficial en el que se registra de forma detallada las decisiones y acuerdos tomados en una reunión o sesión. |
| Destinatarios | Dirigido a un grupo amplio de personas dentro o fuera de la entidad. | Dirigido a una persona o departamento específico dentro de la entidad. | Dirigido a una persona o entidad externa a la institución. | Dirigido a otra entidad o persona con el fin de solicitar información. | Dirigido a los asistentes de una reunión o sesión. |
| Formato | Formato libre, pero suele incluir el logo y la información de la entidad emisora. | Formato libre, pero suele incluir el logo y la información de la entidad emisora y destinataria. | Formato estructurado, con campos obligatorios como el número de oficio, fecha, asunto, destinatario, entre otros. | Formato estructurado, con campos obligatorios como el número de instancia, fecha, asunto, destinatario, entre otros. | Formato estructurado, con campos obligatorios como la fecha, hora, lugar de la reunión o sesión, asistentes, acuerdos y decisiones. |
| Objetivo | Informar o dar a conocer información relevante de carácter general. | Comunicar información específica entre distintas dependencias de la entidad. | Comunicar información de carácter institucional a personas o entidades externas. | Solicitar información o documentos a otras entidades o personas. | Registrar las decisiones y acuerdos tomados en una reunión o sesión. |
Este cuadro comparativo muestra las principales diferencias entre los documentos de uso más común en la gestión documental de una entidad: circular, memorando, oficio, instancia y acta. Cada uno de ellos tiene una finalidad específica y se utiliza en diferentes situaciones y contextos.
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