Cuadro comparativo de documentos internos y externos.
Introducción
En la gestión documental, es importante distinguir entre los documentos internos y los documentos externos. Los documentos internos son aquellos que se generan dentro de la empresa u organización, mientras que los documentos externos son los que se reciben o se envían fuera de la empresa u organización. A continuación, se presenta un cuadro comparativo de ambos tipos de documentos.
Cuadro comparativo
| Aspecto | Documentos internos | Documentos externos |
|---|---|---|
| Origen | Generados dentro de la empresa u organización. | Recibidos o enviados fuera de la empresa u organización. |
| Contenido | Información relativa a la empresa u organización, como políticas, procedimientos, informes internos, etc. | Información relativa a terceros, como cotizaciones, facturas, contratos, etc. |
| Destinatario | Dirigidos a los empleados o departamentos de la empresa u organización. | Dirigidos a proveedores, clientes, entidades gubernamentales, etc. |
| Confidencialidad | Pueden ser confidenciales o no, dependiendo del contenido. | Pueden ser confidenciales o no, dependiendo del contenido y de la naturaleza de la relación con el destinatario. |
| Formato | Pueden ser en formato digital o físico. | Pueden ser en formato digital o físico. |
| Almacenamiento | Se almacenan en servidores, carpetas, o archivadores físicos dentro de la empresa u organización. | Se almacenan en servidores, carpetas, o archivadores físicos dentro o fuera de la empresa u organización. |
Conclusiones
Es importante tener en cuenta las diferencias entre los documentos internos y los documentos externos al momento de diseñar una estrategia de gestión documental. En general, los documentos internos requieren un mayor control y gestión por parte de la empresa u organización, mientras que los documentos externos requieren una mayor atención a la seguridad y privacidad de la información. En cualquier caso, es fundamental contar con un sistema de gestión documental eficiente y seguro para garantizar la integridad y confidencialidad de la información de la empresa u organización.
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