Cuadro Comparativo de la Gestión Documental.
| Criterios de comparación | Gestión Documental Física | Gestión Documental Electrónica |
|---|---|---|
| Almacenamiento | Archivadores, estanterías, cajas de almacenamiento | Servidores, discos duros, nube |
| Accesibilidad | Limitada, requiere desplazamiento físico | Accesible desde cualquier lugar con conexión a internet |
| Seguridad | Fácilmente vulnerable a daños, pérdidas o robos | Mayor seguridad con copias de seguridad y medidas de protección informática |
| Organización | Requiere de clasificación y etiquetado manual | Permite la organización automática y búsqueda rápida por palabras clave |
| Costos | Altos costos de almacenamiento y mantenimiento | Costos reducidos de almacenamiento y fácil mantenimiento |
Este cuadro comparativo muestra las diferencias entre la gestión documental física y la gestión documental electrónica. La gestión documental física requiere de un espacio físico para su almacenamiento, por lo que su accesibilidad es limitada y la seguridad es vulnerable. Además, requiere de una clasificación manual y su costo de mantenimiento es alto. Por otro lado, la gestión documental electrónica se almacena en servidores o nubes, lo que permite su accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a internet y una mayor seguridad con medidas de protección informática. También permite la organización automática y una búsqueda rápida por palabras clave, lo que reduce los costos de mantenimiento. En conclusión, la gestión documental electrónica ofrece mayores ventajas en cuanto a accesibilidad, seguridad, organización y costos.
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